Tips Muhibah Komisariat HMI

Disclaimer: Tulisan ini merupakan tulisan lama, saya temukan lagi dalam arsip komputer lamaku. Kuatir file-nya hilang, saya naikkan ke sini. Setidaknya, saya bisa merujuk kembali kepada link-nya manakala saya memerlukan membaca kembali; dan atau mengirimkannya ke adik-adik mahasiswa, khususnya di HMI Komisariat Fakultas Pertanian UGM sebagai referensi. Tidak disarann untuk audiens di luar itu.

Sebagai salah satu “ritual” tahunan Komisariat HMI Pertanian UGM, Muhibah merupakan kegiatan yang perlu mendapatkan perhatian khusus dari seluruh pengurus. Selain kegiatan tersebut sangat potensial untuk dijadikan sarana fundrising (penggalian dana), muhibah juga bias menjadi sarana jalan-jalan buat kader untuk meningkatkan kapasitas diri mereka. Peningkatakan tersebut bisa dicapai baik melaui pengalaman selama dalam perjalanan maupun dari interaksi dengan para alumni.

Berdasarkan pengalaman saya pribadi, perjalanan selama muhibah sangat berguna untuk membuka cakrawala pengetahuan kader mengenai kondisi sosial bangsa dan sekaligus trend perkembangannya. Sementara interaksi dengan para alumni sangat bermanfaat dalam menumbuhkan semangat baru berjuang di komisariat. Interaksi kita dengan alumni Komisariat memberikan waktu kepada kita untuk mempelajari kisah-kisah perjuangan hidupnya yang pasti sangat inspiratif. Oleh karena itu, sebagai salah satu kegiatan rutin tahunan, muhibah perlu dipersiapkan dengan semaksimal mungkin agar nilai manfaatnya bisa benar-benar optimal.

Sebagai salah satu mantan pengurus komisariat zaman “perjuangan”, tentu saya dan beberapa teman seangkatan punya pengalaman melakukan perjalanan muhibah. Pengalaman tersebut merupakan gabungan dari pengalaman baik dan pengalaman kurang baik. Pengalaman baiknya, kami hampir selalu mendapat sambutan yang hangat dari para alumni sehingga menjadi “addicted” dengan muhibah-muhibah berikutnya. Dalam satu kepengurusan kami melakukan beberapa kali muhibah. Sedangkan pengelaman buruknya, disebabkan terlalu sering muhibah kami seringkali keteteran kuliah karena sering meninggalkan kuliah beberapa hari untuk muhibah.

Terlepas dari berbagai pengalaman tersebut, waktu itu muhibah memang memberikan banyak manfaat bagi perkembangan komisariat. Sebagaimana diketahui, kondisi komisariat waktu zaman kami (tahun 1997-1999) adalah kondisi dimana komisariat mencoba bangkit lagi setelah mati suri beberapa periode sebelumnya. Secara umum, beberapa manfaat yang komisariat peroleh dari muhibah adalah:

Meningkatkan semangat kader. Waktu itu, dengan jumlah kader komisariat masih sedikit, muhibah menjadi sarana bagi kami untuk memompa semangat kami memperjuangkan komisariat. Selama muhibah kami banyak bertanya kepada para alumni mengenai pengalaman mereka mengurus komisariat dan membesarkannya.

Menarik anggota baru. Dengan diumumkannya acara muhibah kepada kpara mahasiswa, menarik mereka untuk bergabung menjadi anggota HMI. Para mahasiswa tertarik menjadi anggota HMI karena ada peluang untuk bisa melakukan perjalanan ke luar kota sekaligus membangun jaringan. Contoh-contoh alumni HMI yang sukses menjadi daya tarik bagi mahasiswa untuk mengikuti jejaknya.
Menambah data base alumni. Intensifnya kami membangun komunikasi dengan alumni menstimulasi pengurus waktu itu untuk mulai mendata alumni komisariat.

Caranya, setiap orang yang melakukan muhibah diberi tugas untuk memintakan kontak person alumni lain yang dikenal kepada alumni yang dimuhibahi. Jadi sistem pendataan alumni berjalan seperti MLM (multi level marketting); satu alumni akan memberitahukan alumni yang lain, dan begitu seterusnya berjalan secara sambung-menyambung sehingga terhimpun data alumni.
Memperkokoh pundi-pundi kas komisariat. Kas komisariat adalah bagian yang sangat menentukan bagi kehidupan komisariat. Oleh karena itu, keberadaan kas komisariat perlu dipertahankan agar dalam kondisi “tidak kekurangan”. Nah, silaturhami ke alumni berkontribusi untuk menghimpun dana. Biasanya saat dikunjungi, alumni akan menyumbang untuk kegiatan Komisariat.
Membangun dan memperkuat Jaringan alumni.

Ditengah kesibukan para alumni dengan pekerjaan, karir, aktifitas sosial dan keluarga masing-masing, anak-anak komisariat adalah katalisator yang menyambungkan kembali hubungan persaudaraan antar alumni, baik yang dulunya pernah saling kenal maupun yang belum. Hasil terbesar dari berbagai kegiatan muhibah yang dilakukan adalah terbentuknya sebuah yayasan yang mewadahi seluruh alumni HMI Komfak Pertanian UGM bernama “Yayasan KALAMTANI” (Yayasan Keluarga Alumni HMI Komfak Pertanian UGM) pada tahun tanggal 27 September 2001. Yayasan tersebut kini sudah mempunyai kas tetap dan akte notaris.

Meskipun sekarang ini aktivitasnya sedang vakum, akan tetapi beberapa waktu lalu yayasan sempat aktif. Semoga yayasan ini bisa aktif kembali di masa yang akan datang dan menjadi besar.
Menciptakan peluang kader pasca komisariat. Di sadari atau tidak, beberapa generasi mantan aktifis komisariat karirnya sangat terbantu oleh kedekatan mereka dengan para alumni komisariat. Para alumni yang sudah mapan biasanya akan prefer merekrut anak komisariat untuk menjadi bagian dari perusahaan atau stafnya. Hal ini dilakukan karena mereka memiliki kepercayaan yang sudah dibangun semenjak sebelum lulus.
Melihat dari berbagai manfaat yang saya kemukakan di atas, maka tidak ada alasan bagi komisariat untuk tidak melakukan MUHIBAH. Muhibah musti tetap dilakukan dalam kondisi apapun. Nah, untuk mempersiapkan acara muhibah dengan baik, ada baiknya saya anjurkan beberapa tahap-tahap yang perlu dipersiapkan:

Tahap I: Persiapan Pemberangkatan

Tahap persiapan merupakan bagian penting yang akan menentukan kesuksesan sebuah acara muhibah. Di zaman seperti sekarang ini, di mana kehidupan seseorang sangat terikat dengan kerja, jadwal acara, dan lokasi, melakukan pekerjaaan tanpa persiapan sama saja dengan merencanakan sebuah pekerjaan yang akan berujung dengan kegagalan dan atau pemborosan sumber daya. Dalam tahap persiapan ini, ada beberapa hal yang perlu di prioritaskan yaitu:

Pendataan alumni. Sebisa mungkin komisariat meng-update data base alumni yang dimiliki dan kemudian mengkategorikannya berdasarkan angkatan dan daerah tempat tinggal. Pengkategorian angkatan berguna untuk memetakan jaringan ikatan sosial antar alumni; alumni yang satu angkatan (atau tahun angkatannya saling berdekatan) biasanya punya hubungan emosional yang lebih kuat, sementara pengkatogerian alumni berdasarkan daerah tempat tinggal akan memudahkan untuk menentukan skala prioritas alumni yang akan dikunjungi.
Kita juga bisa membuat tim muhibah ke beberapa divisi berdasarkan daerah penyebaran alumni. Dulu, pada masa kepengurusan kami, tim muhibah di bagi menjadi beberapa divisi, meliputi “divisi barat” dan “divisi timur”. Divisi barat bertugas untuk “menyambangi” alumni di daerah-daerah bagian barat Yogyakarta seperti Jakarta, Bandung, dsb; sedangkan divisi timur bertugas untuk muhibah ke daerah sebelah timur Yogyakarta seperti Surabaya, Malang, dan kota-kota sekitarnya.

Waktu muhibah untuk tiap divisi tidak musti bersamaan; waktu muhibah bisa disesuaikan dengan kelegaan masing-masing kader. Para pesertanya juga bisa terdiri dari orang-orang yang sama atau berbeda. Satu orang kader bisa menjadi anggota pada dua divisi.

Pendataan lembaga-lembagapotensial untuk dikunjungi, seperti: Kantor pemerintah, kantor kedutaan, kantor perwakilan PBB, Sekolah, pondok pesantren, universitas, perpustakaan, museum, panti asuhan, LSM, tempat wisata, dll. Selain mengunjugi alumni, target lain dari acara muhibah adalah jalan-jalan ke beberapa lembaga atau lokasi penting. Daftarlah nama-nama lembaga atau lokasi tersebut dan rundingkan bersama panitia, lembaga mana saja yang akan dikunjugi!
Usakahan dalam menentukan lembaga atau lokasi yang akan dikunjungi disesuaikan dengan background akademik dan juga aktifitas alumni yang akan dikunjugi. Contohnya, sebagai mahasiswa pertanian, akan lebih baik jika mengunjugi lokasi-lokasi yang berhubungan dengan dunia pertanian seperti lembaga penelitian pertanian, kantor majalah pertanian, kebun raya, lembaga pemberi beasiswa studi di bidang pertanian, dan sebagainya. Sedangkan kesesuaian dengan background aktifitas alumni dimaksudkan untuk memudahkan akses masuk dan transportasi menuju lokasi. Misalnya, kunjungan ke departemen pertanian akan diuntungkan dengan banyaknya alumni pertanian UGM yang bekerja di sana, dsb.

Hubungi alumni dan kirimi informasi! Jauh-jauh hari sebelum acara muhibah, usahakan untuk kontak alumni secara personal terlebih dahulu. Hal ini sangat diperlukan agar alumni yang bersangkutan bisa lebh leluasa mempersiapkan diri menerima tamu, selain itu juga merupakan bagian dari sopan-santun. Sebagaimana diketahui, terkadang jadwal pekerjaan alumni sangat padat, sehingga jika ingin bertemu musti diatur jadwalnya sedini mungkin.
Selain itu, surat resmi dari komisariat jauh-jauh hari dikirim ke lembaga-lembaga yang akan dikunjugi. Dalam kunjungan antar lembaga, hubungan institutional sangat diperlukan untuk menjaga kesinambungan. Dengan adanya surat resmi, lembaga yang dituju akan mempersiapkan diri menyambut tamu komisariat yang akan datang, misanya dengan mempersiapkan ruangan pertemuan, menyiapkan brosur, jurnal , dan buku yang bisa dibawa pulang ke komisariat, dsb. Disamping itu, tidak menutup kemungkinan terbangun hubungan organizational lebih lanjut dalam bentuk kerja sama antar lembaga dalam jangka panjang.

Pastikanjumlah kader yang akan ikut. Berdasarkan pengalaman, biasanya peserta yang ikut muhibah sanga fluktuatif; hari ini seoarng kader bilang mau ikut, besoknya memutuskan untuk tidak ikut. Oleh karena itu, sejak awal musti dipastikan siapa-siapa saja yang ikut, dan jangan lupa, waktu muhibah di carikan waktu yang memungkinkan banyak kader untuk bisa ikut.
Pastikan barang bawaan, seperti: Buletin komisariat “Cerapan”, Buku Alumni, foto-foto koleksi komisariat, proposal dan sebagainya. Buatlah check-list sebelum berangkat untuk memastikan bahwa barang-barang yang kita perlukan dalam muhibah terbawa. Jangan lupa juga untuk membawa buku-buku bacaan, game card, murottal, qur’an kecil, music player, dan sebagainya sebagai ‘membunuh waktu’ selama perjalanan, jika perjalanan memerlukan waktu yang lama.
Tahap II: Dalam perjalanan

Biasanya muhibah dilakukan di kota-kota yang lokasinya membutuhkan perjalanan jauh. Kadang, untuk menuju lokasi alumni, perlu ditempuh perjalanan semalaman yang cukup melelahkan. Oleh karena itu, strategi untuk membuat perjalanan panjang menjadi menyenangkan perlu dipikirkan. Demikian juga bekal-bekal yang diperlukan dalam perjalanan perlu diinventarisir sejak jauh hari.

Sebelum pemberangkatan kalau bisa sudah ditentukan alat-alat transportasi apa saja yang akan dipergunakan. Carilah informasi menganai alat-alat transportasi dengen mempertimbangkan keamanan, harga dan pelayanan. Misalnya, jika ingin melakukan perajalanan muhibah ke Jakarta atau Bandung, kereta api adalah sarana transportasi yang paling bagus untuk perjalanan rombongan.

Jadwal keberangkatan kereta api biasanya lebih jelas dan lebih tepat waktu, bila dibandingkan dengan bus. Disamping itu, perjalanan menggunakan kereta api memungkinkan kita untuk tetap saling berinteraksi dengan mudah karena posisi duduk yang saling berhadap-hadapan. Plus, dalam kereta api dimungkinkan bisa berjalan-jalan untuk mengurangi kebosanan duduk. O ya, usahakan untuk menggunakan kereta api kelas ekonomi ! Selain lebih murah, kereta api ekonomi akan melatih militansi kader dan memungkinkan kita untuk interaksi dengan kondisi sosial bangsa sesungguhnya.

Pembelian tiket sebaiknya dilakukan jauh-jauh hari dengan memesan secara khusus ke stasiun. Kebiasan kita selama ini adalah untuk melakukan sesuatu dengan mendadak dan tergesa-gesa. Seringkali kita harus berlari-lari mengejar kereta api yang akan berangkat gara-gara kita tidak membuat planning yang bagus dalam membeli tiket perjalanan kita. Oleh karena itu, kepastian jumlah yang ikut mutlak diperlukan agar kita bisa membeli tiket beberapa hari sebelum keberangkatan.

Bekal makanan yang kita bawa dari rumah juga perlu dipikirkan mengingat biasanya harga makanan di stasiun dan kereta lebih mahal. Saya kira, merupakan sebuah ide yang baik jika komisariat memasak beberapa jenis makanan yang dibawa ketika dalam perjalanan untuk di makan bersama. Suasana makan bersama dalam kereta akan menyuguhkan nuansa keakraban tersendiri bagi anak-anak komisariat bukan?.

Jangan lupa juga, selama dalam perjalanan pastikan bahwa kita selalu memberikan up-date informasi kepada alumni yang akan kita jadikan tujuan pertama. Kita bisa secara periodik mengirim SMS kepada alumni yang bersangkutan mengenai situasi perjalanan, sudah sampai mana perjalanan, dan sebagainya. Update informasi ini akan berguna bagi alumni yang dituju untuk memperkirakan waktu tiba (dan waktu penjemputan, jika aka dijemput), dan persiapan makanan yang perlu disediakan. Selain itu, udatting perjalanan juga akan memberikan kesan akrab dengan alumni, meskipun barangkali belum pernah ketemu sebelumnya.

Sesampainya di kota yang dituju, pastikan bahwa kita benar-benar turun pada stasiun yang dituju. Jangan malu-malu untuk bertanya pada kondektur atau orang-orang di sekitar mengenai posisi rombongan. Pastikan juga, begitu sampai di stasiun untuk menelepon alumni yang dituju untuk mengabarkan bahwa perjalanan sudah sukses dan aman. Jika tidak ada penjemputan (biasanya alumni tidak akan menjemput ke stasiun, untuk memberika kesempatan mempelajari angkutan kota yang bersangkutan), pastikan kita mengikuti petunjuk dari alumni atau teman yang sudah berpengalaman dalam memilih jenis dan nomor angkutan kota yang akan kita tumpangi. Jangan segan-segan untuk menjadi “cerewet” kepada kepada kernet atau sopir, demi mendapatkan angkutan yang pas dan harga yang wajar.

Dan terakhir, begitu sampai di salah satu rumah alumni, jangan lupa untuk segera mandi karena biasanya tubuh kita menyebarkan bau yang tidak sedap akibat dari perjalanan jauh kita. Mandi juga akan menyegarkan badan sehingga kita lebih siap untuk beramah-tamah dengan orang.

Tahap III: Di Lokasi Muhibah

Setalah beramah tamah dengan tuan rumah (alumni yang ditempati), jangan lupa untuk menyampaikan dengan jelas apa dan mengapa tujuan kita melakukan muhibah. Kita tunjukan pada alumni rencana detail kita yang telah kita susun dari komisariat. Meskipun ada peluang perubahan, adanya rencana yang detail dan sistematik akan memberikan impressi yang bagus terhadap alumni. Adanya rencana perjalanan yang bagus akan menunjukkan bahwa muhibah kita well-managed. Alumni akan senang jika mengetahui adik-adiknya punya rencana yang rapih dalam perjalanan. Setelah menyampaikan rencana, jangan lupa juga untuk meminta saran-saran mereka dalam muhibah. Sampaikan bahwa rencana tersebut dibuat ketika di komisariat, sehingga tidak menutup kemungkinan ada kekurangan. Oleh karena itu saran dari alumni juga dibutuhkan. Siapa tahu, alumni punya teman yang juga alumni komisariat yang namanya tidak masuk dalam daftar alumni di komisariat.

Pastikan pula, selama di rumah alumni, kita tidak hanya bercakap-cakap dengan alumni. Kita juga perlu berinteraksi dengan seluruh anggota keluarganya, dan jika perlu para pembantunya. Jangan segan-segan untuk membantu pekerjaan rumah alumni, misalnya membantu mempersiapkan makanan, menjaga anaknya, dan bersih-bersih. Jika kita bisa membangun hubungan yang akrab dengan seluruh anggota keluarga, maka di masa yang akan datang jalinan hubungan komisariat dengan alumni bukan hanya dengan alumni yang bersangkutan, akan tetapi juga berkembang kepada anggota keluarganya.

Jangan lupa juga untuk menyodorkan beberapa hasil karya komisariat berupa terbitan-terbitan komisariat, foto-foto masa lalu dan masa kini, dan sebagainya. Jadi kita harus merubah paradigma selama ini: begitu ketemu alumni langsung menyodorkan proposal. Kita musti lebih smart dalam mengambil hati para alumni agar memberikan perhatian ke komisariat. Ingat, tujuan kita bukan merogoh kantong alumni, akan tetapi hati alumni. Maksudnya, bukan bararti kita tidak boleh menyodorkan proposal ke alumni, akan tetapi sebelum menyodorkan proposal, tunjukanlah hasil karya komisariat dulu kepada mereka. Setelah alumni tahu hasil karya anak-anak komisariat, biasanya tanpa perlu diminta mereka juga akan memberikan donasinya kepada komisariat. Bagi para alumni, sumbangan kepada komisariat sudah merupakan bagian inheren dari pertemuan mereka dengan kader-kader komisariat.

Dalam satu kota biasanya tidak hanya terdapat satu alumni saja. Kadang kendala keterbatasan waktu dan sarana transportasi menjadi hambatan tersendiri untuk bisa bersilaturahmi ke alumni satu per-satu. Oleh karena itu perlu dipiirkan strategi yang jitu agar muhibah bisa berjalan dengan efisien. Misalnya, jika kota tersebut adalah kota besar seperti Jakarta, pembagian peserta muhibah ke beberapa divisi biasanya cukup menjadi solusi. Jika jumlah peserta muhibah banyak, maka bisa dibagi ke beberapa kelompok dan masing-masing kelompok punya tugas untuk mendatangi alumni yang berbeda-beda.

Cara lain juga bisa dilakukan, misalnya dengan mengumpulkan alumni pada satu tempat dalam sebuah acara temu alumni. Cara ini cukup efisien bagi komisariat untuk bisa bertemu dengan banyak alumni dalam satu waktu, akan tetapi bagi alumni kadang kurang diminati. Selain mereka kadang tidak bisa menyesuaikan jadwal kerja dengan jadwal pertemuan, mereka terkadang akan lebih senang jika langsung didatangi ke rumahnya. Dengan langsung didatangi ke rumahnya, alumni aka lebih merasa intim dengan komisariat dan dia juga bisa tunjukan ke keluarganya mengenai sejarah masa lalunya. Jika memutuskan untuk mengumpulkan alumni pada suatu tempat, maka dibutuhkan kontak salah satu alumni yang “berpengaruh” untuk menjadi juru bicara komisariat mengundang mereka. Oleh karena itu, komisariat perlu tahu peta alumni di sebuah kota, siapa-siapa saja alumni yang berpengaruh di kota tersebut.

Selain berkunjung ke alumni, yang tak kalah pentingnya juga adalah berkunjung ke lembaga-lembaga atau lokasi-lokasi yang bisa menambah wawasan dan pengetahuan para kader. Setelah mendapatkan surat resmi dari komisariat mengenai rencana kunjungan jauh-jauh hari sebelumnya, biasanya lembaga-lembaga yang dituju akan mempersiapkan ruangan dan informasi. Usahakan untuk datang tepat waktu dan memanfaatkan waktu kunjungan tersebut dengan sebaik-baiknya. Carilah peluang-peluang kerjasama, beasiswa, dana jika perlu pekerjaan ke lembaga tersebut.

Tahap IV: Pasca Muhibah

Sudah menjadi kebiasaan kita, selesai muhibah kita lupa untuk terus membina hubungan dengan alumni. Kesibukan kita dengan kegiatan akademik dan aktivisme kemahasiswaan manjadikan kita lupa untuk memberikan update laporan kepada alumni. Padahal alumni akan sangat senang seandainya ada update laporan kegiatan secara rutin. Dengan adanya laporan, alumni menjadi tahu bahwa dana dan support lain yang merek sumbangkan untuk komisariat bermanfaat.

Oleh karena itu, usahakanlah untuk selalu rutin mengirim surat kepada alumni! Surat tersebut bisa berupa surat ucapa terima kasih, surat ucapan selamat, kiriman hasil publikasi komisariat dan sebagainya. Meskipun sudah selesai muhibah, hubungan dengan alumni perlu dipertahankan melalui koresponsi sampai pada acara muhibah selanjutnya. Saya kira ide untuk membuat buletin bulanan (atau barangkali per-enam bulan) yang dikirim secara rutin ke para alumni akan merupakan ide yang bagus untukmempertahan kan jalinan silaturahmi komisariat dengan alumninya.

Hal lain yang tak kalah pentingnya setelah melakukan muhibah adalah membuat laporan perjalanan. Terus terang, semenjak masa kepengurusan saya, sisi ini sering melupakannya. Padahal dokumentasi laporan perjalan akan sangat berguna baik bagi diri kita sendiri maupun bagi adik-adik komisariat. Bagi kita sendiri, pelakunya, dokumentasi muhibah akan menjadi kenangan sepanjang hidup, yang akan menjadi cerita indah di masa tua nanti. Sementara bagi adik-adik kita, dokumentasi perjalanan berguna untuk dipelajari guna memncipakan muhibah yang lebih baik di masa datang.

Penutup

Secara pribadi saya berharap agar komisariat bisa secara rutin melakukan perjalanan muhibah ke alumni-alumninya, minimal satu tahun sekali. Perjalanan muhibah komisariat akan sangat berguna baik untuk komisariat maupun untuk para kader peserta muhibah itu sendiri. Muhibah adalah jalan terbaik untuk mempertahankan jalinan ikatan emosional antara alumni dengan alumni, alumni dengan kader, dan kader sesama kader lainnya.

Muhibah adalah sarana silaturahmi yang cukup menyenangkan. Menurut Nabi dalam sebuah haditsnya: “Barangsiapa ingin dilebarkan jalan rizkinya dan di panjangkan umurnya, maka bersilaturahmilah” (HR. Bukhari-Muslim). Selamat bermuhibah, selamat bersilaturahmi, dan selamat berkelana. Yakusa,…. yakin usaha sampai ! Bahagia HMI !

Athens, Ohio, USA: January 21, 2008 | Penulis: M Chozin Amirullah, Ketua Umum HMI Komisariat Pertanian UGM Periode 1997-1998

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *